Никакой бизнес невозможен без обработки информации.
Будь это частный предприниматель или большая корпорация со множеством филиалов в разных часовых поясах, везде так или иначе идет обработка документов, делегируются полномочия, отдаются приказы, исполняются задачи, строятся планы. Невозможно себе представить бизнес в котором отсутствовал бы документооборот, правила обработки этих документов, механизмы контроля за исполнением.
Сейчас на рынке есть несколько крупных систем документооборота общего назначения:

из этого списка выбрать лучшую невозможно, по причине того, что каждая из систем имеет свои отличительные стороны, которые выделяют их в лидеры. Только GroupWise и Domino являются многоплатформенными системами, к сожалению, Domino быстрой и простой системой назвать трудно.
Exchange имеет сложности при анализе почтовых инцидентов, логи имеют высокий уровень подробности, но при этом связать в единую нить события одного действия весьма и весьма непросто. А такое случается иногда часто.
И администратор почтовой системы, как минимум должен иметь возможность бытро дать четкий ответ, на вопрос: А почему моя почта не дошла ?

В связи с этим, мне хотелось бы рассказать о системе GroupWise(tm) фирмы Novell(tm).

GroupWise за то время, что он существует на рынке вобрал в себя перспективные технологии, которые сделали возможным отнести его к системам документооборота общего назначения. Но все по порядку.

Как работает обыкновенная почта ?
Мы указываем страну, город, в каждом городе есть свое почтовое отделение, которое обслуживает получателей почты.

Следуя аналогии, у системы GroupWise(tm) самой крупной еденицей является Домен (Domain). Внутри домена, существуют почтовые отделения (post office), и внутри каждого почтовго отделения существуют агенты (Agents), которые обрабатывают почту. Очевидная и простая схема.

На уровне домена, выставляются общие параметры, которые будут применены ко всему, что входит в этот домен.

На уровне почтового отделения устанавливаются параметры, которые свойственны, только конкретно этому отделению, тут же могут быть переопределены и параметры, которые пришли из настроек домена.

На уровне агентов, выставляются параметры обработки почты, ограничения и политики безопасности, антивирусный контроль и многое другое. 

Domain
 +--  PostOffice
    +--  Internet Agent 
    |    +--- Client 1
    |    .
    |    .
    |    +--- Client n
    +--  Mail transfer agent
    |    +--- Client 1
    |    .
    |    .
    |    +--- Client n
    +--  WebAccess Agent
         +--- Client 1
         .
         .
         +--- Client n

GroupWise(tm) быстр и легок в развертывании, на развертывание и вывод на рабочий режим системы, требуется несколько часов, а принимать почту она сможет практически сразу же после инсталляции. Пользователи и их свойства берутся из eDirectory и вам не потребуются долгие часы, на то, чтобы вводить данные о пользователях, все происходит автоматически. В вашу задачу входит, только настроить серверные компоненты, чтобы они работали так, как вам надо.

Это система, которая сможет расти вместе с вами, практически не накладывая на ваш рост технологических ограничений.

Если у вас крупная компания-холдинг, то разбиение можно произвести на доменном уровне, так что у каждого домена будет свой администратор.

Если ваш бизнес не развился столь крупно, филиалы можно выделить в отдельные почтовые отделения, такое деление позволит сократить трафик до минимума, существуют инсталляции, где подобные соединения обеспечивались dial-up соединением между офисами. GroupWise очень экономично расходует трафик, тем не менее, вы можете быть уверены, что адресная книга и календари будут актуальны во всех филиалах.
Для достижения этого существуют развитые средства управления трафиком.
Управление так же можно доверить отдельному администратору.

Если же ваш бизнес только начинается и вы пока не определились, что вам нужно, а что нет, то и здесь GroupWise может вам придти на помощь. Дело в том, что клиент, который используется для работы с серверной компонентой может работать автономно. Работая в одном месте, вы сможете иметь доступ к внешним почтовым серверам, отправлять и посылать почту, например через mail.ru или через другой свободно предоставляемый почтовый сервис.
Поддерживается интеграция с Lotus, Exchange на уровне синхронизации почты, задач и календаря.

Но конечно, GroupWise не был бы системой документооборота, если бы имел только механизмы работы с почтой. Итак, специфические свойства на основе которых может быть построен документооборот.

Назначение мероприятий.
Планируются люди-участники мероприятия, территория, где будет проходить мероприятие, начальное и конечное время. В связи с этим, территория на запланированное время становится недоступна для проведения каких либо других мероприятий и планирований. Людям невозможно поставить задачи со сроком исполнения внутри запланированного времени, им не удастся самим запланировать встречи внутри этого срока. Если возникает ситуация, когда кто-то из участников не может принимать участие, то система GroupWise об этом уведомит инициатора, и конфликт будет автоматически обойден. Та же картина и при конфликте планируемой территории.

Маршрутное сообщение
Можно указывать системе каким маршрутом, то есть через каких людей должно пройти сообщение, указав список этих людей. Каждый из получателей, может добавлять свои записи, файлы, таким образом, можно обеспечить прохождение утверждения какого либо проекта или служебной записки. Чтобы исключить случайное прохождение можно установить атрибут, когда при прохождении письма будет запрашиваться его пароль на систему в качестве подтверждения его действия. Движение письма обеспечивается системой автоматически по мере прохождения указанных в списке лиц.

Отслеживание изменений в совместно разрабатываемых документах.
Существует возможность работать над одним или группой документов совместной, закрытой группой с отслеживанием статуса просмотров, редакций и версий этих документов.

Существует возможность создания дискуссионного форума.
В рамках системы GroupWise(tm), можно создать дискуссионный форум, в котором в древовидной форме будет отображаться дискуссия. В форум можно помещать файлы, ссылки, указатели на библиотеки документов GroupWise(tm).

Библиотеки документов
В системе GroupWise(tm) существует возможность создавать библиотеки документов, хранилища документов. Каждый документ может быть сопровожден комментарием. По каждому документу ведется протокол доступа.

Назначение заданий
Существует возможность дать задание сотруднику или группе сотрудников, указав им начальную и конечную даты исполнения. Система автоматически отследит все стадии чтения, принятия и исполнения поставленного задания.
В случае неисполнения, система уведомит о том, что срок просрочен.

Напоминание
Существует возможность создать напоминание сотруднику о том, чтобы он не забыл что либо. Можно указать дату к которой нужно это напоминание доставить.

Существует система указания категорий сообщений
Есть возможность задать категорию сообщения и цвет, которым оно будет выделяться у получателя.

Существует система указания приоритета сообщений
Есть возможность задать приоритет сообщения.

Время существования сообщения
Можно указать срок в днях, сколько будет существовать сообщение в ящике у получателя. Весьма полезно, в случае, если возникла необходимость быстро что-то сделать, однако в случае задержки смысл в этом теряется.

Задержка доставки
Можно указать срок, на сколько будет задержана отправка сообщения. Аналогично тому, что вы скажете своему секретарю, что если возникнут проблемы с самолетом и я не смогу прилететь вовремя, то пожалуйста пошлите это письмо нашим партнерам. Секретарь может забыть, GroupWise не забудет.

Развитое отслеживание статуса сообщения
Когда доставили, когда открыли, когда удалили, можно с уведомлением почтовым сообщением, можно просто уведомлением, можно просмотром свойства письма.
Также и подтверждение доставки.

Огромные возможности по автоматической обработке писем
Даже перечислять не буду, чтобы не загромождать.
Все что можно себе представить, можно автоматически сделать с письмом, плоть до того, чтобы перекинуть поставленную задачу на другого или автоматически ответить, что вы в отпуске и письмо перенаправлено другому сотруднику.
Все правила работают на серверной стороне.

Обширные механизмы обработки спама
Механизм обслуживания спама реализован как на уровне серверной компоненты, так и на уровне конечного получателя, с добавлением сюда антивирусного механизма, получаем 3х уровневую обработку.

Механизм скрытия темы письма.
В случае, если вы не уверены, что за спиной получателя не будет никто стоять, то можно скрыть тему, тема будет высвечена, когда письмо будет явным образом открыто.

Шифрование письма
Шифрование письма осуществляется через механизм PKI, поэтому клиент готов для развертывания в комерческих компаниях для работы с данными составляющими коммерческую тайну, требующие шифрования на основе российских стандартов.

Цифровая подпись
Цифровая подпись осуществляется через механизм PKI, все как в шифровании.

Web интерфейс
Почти полный аналог стационарного клиента предоставляющий доступ ко всем возможностям системы GroupWise по защищенному каналу интернет.

Совместимость с LDAP v. 3

Хочется отметить еще одну компоненту, которая не рассматривается в большинстве случаев. Это Novell GroupWise Messenger - это внутрикорпоративная система мгновенного обмена сообщениями, она не идет в основной поставке, однако эта система заслуживает того, чтобы ее отметить именно в статье про GroupWise.
Чуть отвлекусь: Помните был случай, когда переговоры топ менеджеров по ICQ, одной из компаний, были выложены в свободный доступ, оскорбительный сленг использованный при отзывах о другой компании стал большой проблемой не только для менеджеров, но и для самой компании, в которых они работали.
Конечно, преймущество не ограничивается только повышеной безопасностью. Если вы работали с такой программой как ICQ, то мне не надо объяснять что из себя по функционалу представляет GroupWise Messenger, если нет, то вкратце расскажу:

Messenger полностью интегрирован с eDirectory, отсюда вытекает полный контроль над клиентами начиная от настроек клиентов и заканчивая архивированием их переписки. Не стоит забывать, что функция архивирования должна быть согласована с пользователем и закреплена специальным документом, в противном случае, подобные действия могут быть квалифицированы, как нарушения прав человека. Тем не менее, система предоставляет такую возможность, а пользоваться ей или нет решать вам.

Надо отметить, что Novell очень доскональнo подошла к администрированию GroupWise Messenger, настроить и возможно запретить к изменению из административной консоли можно практически все, ограничив таким образом, возможности сотрудника только, предположим, его отделом или его филиалом.
Администстратор также обладает детальной информацией о происходящем, в реальном и отложенном времени, как результат - минимальное время на устранение неполадок, если таковые вообще, возникнут.

Свойства Novell GroupWise Messenger интегрируются в общую схему управления сетью в плюс к этому, происходит взаимная интеграция Groupwise клиента и messenger клиента, что в конечном итоге создает уникальную атмосферу работы, когда работник не испытывает никаких трудностей при общении со своими коллегами по работе, при этом клиент остается закрытым от внешних контактов, что зачастую ведет к увеличению производительности труда из за минимизации отвлекающих факторов и повышению общего уровня безопасности.

Заканчивая статью, я вижу сколько возможностей осталось неосвещенными, но основные, базовые, мне думается удалось осветить...
Однако, я надеюсь, мне удалось пробемонстрировать механизмы, которые предоставляет система и что она действительно позволяет создать документооброт в полном смысле этого слова.

В заключении хочется добавить, что GroupWise очень компактная, быстрая и масштабируемая система, но самое главное - она простая. Чтобы начать с ней работать не нужно тратить время на долгое изучение.

(c) 2006-2012
by Foto-Workshop.
Перепечатка или цитирование свободно при
условии, указания ссылки на данный источник,
но только в случае, если не оговорены дополнительные условия.

Hosted by uCoz